Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsschluss

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Sennacom BV (nachfolgend „Anbieter") gelten für alle Verträge über die Nutzung der cloudbasierten HR-Software SennaHR (nachfolgend „Software" oder „Dienst"), die zwischen dem Anbieter und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") geschlossen werden.

Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde einen Tarif auswählt, das Registrierungsformular ausfüllt und diese AGB akzeptiert. Mit der Registrierung erkennt der Kunde diese AGB in der jeweils gültigen Fassung an.

Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

SennaHR richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen.

§ 2 Leistungsbeschreibung

SennaHR ist eine cloudbasierte HR-Software-Lösung (SaaS), die folgende Hauptfunktionen umfasst:

• Mitarbeiterverwaltung: Digitale Personalakten, Stammdatenverwaltung
• Onboarding: Automatisierter Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter
• Bewerbermanagement: Verwaltung von Stellenbewerbungen und Einstellungsprozessen
• Zeiterfassung: Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten
• Abwesenheitsverwaltung: Urlaubs- und Krankmeldungsmanagement
• Dokumentenverwaltung: Digitale Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten
• Lohnvorbereitung: Aufbereitung von Lohndaten für die Lohnbuchhaltung
• Personalfragebogen: Digitale Erfassung von Mitarbeiterdaten

Der genaue Leistungsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif (Starter, Pro oder Business). Die jeweils aktuellen Tarifbeschreibungen sind auf sennahr.com/preise abrufbar.

Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang der Software weiterzuentwickeln, zu verbessern und anzupassen. Wesentliche Leistungsreduzierungen werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Nutzungsrechte und Lizenzen

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der Software im vereinbarten Umfang ein.

3.1 Erlaubte Nutzung

• Nutzung für interne Geschäftszwecke des Kunden
• Zugriff durch autorisierte Mitarbeiter des Kunden
• Nutzung im Rahmen des gewählten Tarifs

3.2 Unzulässige Nutzung

• Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte außerhalb des Kundenunternehmens
• Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung der Software
• Verwendung der Software für illegale Zwecke
• Überlastung der Server durch automatisierte Massenanfragen
• Weiterveräußerung oder Unterlizenzierung der Software

§ 4 Pflichten des Kunden

4.1 Zugangsdaten

Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

4.2 Datenqualität

Der Kunde ist allein verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität aller in SennaHR eingegebenen Daten. Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung für Schäden, Verluste, Fehlentscheidungen oder rechtliche Konsequenzen, die direkt oder indirekt aus fehlerhaften, unvollständigen oder veralteten Dateneingaben des Kunden resultieren.

4.3 Datenschutzrechtliche Pflichten

Der Kunde ist als alleiniger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in SennaHR verarbeiteten personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter verantwortlich. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen, Bußgeldern oder Schäden frei, die aus einem DSGVO-Verstoß des Kunden resultieren. Der Kunde hat sicherzustellen, dass er über die erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung verfügt und seine Mitarbeiter ordnungsgemäß informiert hat.

4.4 Systemvoraussetzungen

Der Kunde ist für die Bereitstellung der technischen Voraussetzungen (Internetzugang, aktueller Webbrowser) auf seiner Seite verantwortlich.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

Die aktuellen Preise sind auf der Website sennahr.com/preise veröffentlicht. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

5.1 Zahlungsweise

Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Zahlungsintervall. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder auf Rechnung (ab Business-Tarif).

5.2 Fälligkeit

Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zu begleichen. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren.

5.3 Preisanpassungen

Der Anbieter behält sich vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen anzupassen. Preiserhöhungen berechtigen den Kunden zur außerordentlichen Kündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Preise.

5.4 Kostenloser Testzeitraum

Sofern angeboten, gilt ein kostenloser Testzeitraum von 14 Tagen. Nach Ablauf des Testzeitraums ist zur weiteren Nutzung ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich. Eine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

Der Anbieter bemüht sich nach besten Kräften um eine hohe Verfügbarkeit der Software, übernimmt jedoch keine Garantie für eine bestimmte Verfügbarkeit oder Erreichbarkeit. Hiervon ausgenommen sind:

• Geplante Wartungsfenster (werden vorab angekündigt)
• Ausfälle durch höhere Gewalt
• Ausfälle, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (z.B. Internetprovider)

Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen durch. Im Falle eines Datenverlustes wird der Anbieter die Wiederherstellung aus den letzten verfügbaren Backups anstreben.

§ 7 Datenschutz und Datensicherheit

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden gemäß der Datenschutzerklärung. Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Der AVV ist auf Anfrage unter [email protected] erhältlich.

7.1 Speicherort

Alle Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet.

7.2 Datenlöschung bei Kündigung

Nach Beendigung des Vertrages werden die Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Anfrage kann der Kunde seine Daten vor der Löschung exportieren.

§ 8 Haftung und Gewährleistung

8.1 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt ausschließlich für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen. Dies ist gesetzlich zwingend und kann nicht ausgeschlossen werden.

Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur bis zur Höhe des vorhersehbaren, vertragstypischen Schadens. Die Haftung ist in diesem Fall auf den 3-fachen Monatsbetrag des vom Kunden zuletzt gezahlten Entgelts begrenzt. Jede weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

8.2 Ausschluss mittelbarer Schäden

Der Anbieter haftet in keinem Fall für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Betriebsunterbrechungen, Reputationsschäden oder sonstige wirtschaftliche Verluste des Kunden, auch wenn der Anbieter auf die Möglichkeit solcher Schäden hingewiesen wurde.

8.3 Gewährleistungsausschluss — Software „as-is"

SennaHR wird bereitgestellt „wie es ist" (as-is), ohne jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung. Der Anbieter übernimmt insbesondere keine Gewährleistung dafür, dass die Software:

• fehlerfrei oder unterbrechungsfrei funktioniert
• für einen bestimmten Zweck des Kunden geeignet ist
• den spezifischen Anforderungen des Kunden entspricht
• mit allen Systemen oder Browsern des Kunden kompatibel ist

Bekannte Fehler werden nach Möglichkeit und nach eigenem Ermessen des Anbieters behoben. Ein Rechtsanspruch auf Fehlerbehebung innerhalb einer bestimmten Frist besteht nicht.

8.4 Nutzung auf eigenes Risiko

Die Software dient als Hilfsmittel zur Verwaltung von HR-Prozessen. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für:

• die Richtigkeit aller eingegebenen Daten
• alle Entscheidungen die auf Basis der Software getroffen werden
• die Einhaltung arbeitsrechtlicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften
• die korrekte Interpretation der von der Software ausgegebenen Daten

Der Anbieter haftet nicht für Schäden die aus fehlerhafter Bedienung, falscher Dateneingabe, Fehlinterpretation von Auswertungen oder daraus resultierenden Fehlentscheidungen des Kunden entstehen.

8.5 Keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung

SennaHR ersetzt in keinem Fall eine professionelle Rechts-, Steuer-, Lohnbuchhaltungs- oder Personalberatung. Alle Funktionen, Berechnungen und Ausgaben der Software sind unverbindlich. Für die korrekte Anwendung arbeitsrechtlicher, steuerrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.

8.6 Haftungsausschluss für Drittanbieter

Der Anbieter bedient sich zur Erbringung der Leistungen Dritter (z.B. Hosting-Provider, E-Mail-Dienste, CDN-Anbieter). Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, Datenverluste oder Sicherheitsvorfälle die durch diese Drittanbieter verursacht werden, soweit diese außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen.

8.7 Datenverlust

Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten. Der Kunde ist selbst verpflichtet, regelmäßige Datensicherungen durchzuführen und eigene Backups seiner Daten vorzuhalten. Die vom Anbieter durchgeführten Backups sind eine Serviceleistung ohne Garantie auf Vollständigkeit oder Wiederherstellbarkeit.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

9.1 Vertragslaufzeit

• Monatstarif: Läuft auf unbestimmte Zeit, monatlich kündbar zum Monatsende
• Jahrestarif: Läuft 12 Monate, danach jährlich verlängerbar, mit 4 Wochen Kündigungsfrist zum Ablauf

9.2 Kündigung

Die Kündigung erfolgt schriftlich per E-Mail an [email protected] oder über die Einstellungen im Kundenkonto.

9.3 Außerordentliche Kündigung

Beide Parteien sind berechtigt, das Vertragsverhältnis aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen. Ein wichtiger Grund auf Seiten des Anbieters liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit mehr als zwei Monatsbeiträgen in Verzug ist oder gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt.

9.4 Folgen der Kündigung

Nach Wirksamwerden der Kündigung wird der Zugang zur Software gesperrt. Der Kunde hat die Möglichkeit, seine Daten bis zum Ende der Vertragslaufzeit zu exportieren.

§ 10 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt.

Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Konsequenz wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen.

Bei Widerspruch ist der Anbieter berechtigt, das Vertragsverhältnis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen ordentlich zu kündigen.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

11.2 Gerichtsstand

Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, das Gericht am Sitz des Anbieters zuständig.

11.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen am nächsten kommt.

11.4 Schriftformerfordernis

Änderungen oder Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses selbst.